Hacer un Presupuesto, no es nada complicado

Si se tienen las cuentas ordenadas, si no se tiene la necesidad de esconder e la informacion a nadie y se manejan los numeros con una prolijidad, razonable, es decir en una situación normal, confeccionar un Presupuesto es una tarea, por demas, sencilla.

En esta nota vamos a tratar de explicarles, a los lectores de Intercele que no tienen una base contable o económica, en que consiste hacer un Presupuesto, y trataremos de demostrar que no es una tarea misteriosa, que requiera meses de preparación, ni mucho menos años de estudio. Con prolijidad, y sentido común, cualquier persona, mas o menos habil con los numeros, es capaz de confeccionar un Presupuesto, sin mayores problemas.

Vamos a Explicar algunos conceptos de base;

1) Presupuesto:

Es una herramienta de gestion, obligatoria de acuerdo al nuevo Estatuto de Temperley (vigente desde Mayo de 2010), que tiende a ordenar la gestion dirigencial, y a optimizar la posibilidad de control, tanto de quienes manejan el club, como del resto de la masa societaria. En terminos simples es la mejor estimacion que podemos hacer sobre los numeros futuros inmediatos en base a los cuales se tomaran las decisiones.

Es muy simple: Para decidir cuanto podremos gastar, deberemos estimar primero, con cuanto dinero dispondremos. ¿Quien, en su sano juicio, no se comporta de esta manera en todos los ordenes de su vida económica?

Cuando en nuestras casas, planificamos unas vacaciones, decidimos comprar un electrodomestico, un auto, o una casa, o simplemente cuando queremos estimar nuestra futura capacidad de ahorro, para futuros gastos o inversiones, de algun modo estamos haciendo un Presupuesto. Nadie toma una decision importante de compra o inversion sin saber a futuro, cuanto es su ingreso estimado, cuales seran sus gastos para vivir estimados, y por ende, cual es su posibilidad de pago de un eventual gasto o inversion futura. ¿Es tan dificil hacer esto, nos debe llevar meses y meses de trabajo? por supuesto que no. Con unos simples numeros determinamos que tal o cual gasto o inversion se encuentra dentro, o fuera de nuestro alcance, y decidimos en base al Presupuesto personal que hemos realizado

En las empresas y asociaciones de todo tipo, incluidos los clubes, el mecanismo de base, es el mismo. Con prevision, orden y sentido comun se toman las mejores decisiones a futuro.

2) Presupuesto Económico y Presupuesto Financiero

Cuando se habla genericamente de Presupuesto, en realidad estamos hablando de dos Presupuestos, uno económico y otro financiero. En el económico imputamos los ingresos y los gastos de acuerdo a la fecha en que los llevaremos a cabo, independientemente de cuando se estima que se paguen, o cobren. De este modo estimaremos si, al cabo de un año, con la gestion, ganaremos o perderemos dinero.

El Presupuesto financiero, tiene como saldo de inicio el dinero que tenemos en el arranque (en caja y banco) y luego estima los ingresos y egresos de dinero en el mes en que se espera cobrarlos y pagarlos. Arrastrando el saldo inicial, sumando ingresos y restando egresos hasta llegar el saldo final de caja. Lo mismo que una cuenta de almacenero. Lo que va a entrar, se suma, lo que se va a gastar, se resta, y vemos que queda. Si los ingresos no alcanzan a cubrir los gastos, los reducimos hasta que esto suceda, u obtenemos un medio adicional de ingresos.. Asi se gestiona, y asi se decide en cualquier situación normal.


Es muy importante trabajar siempre con los dos presupuestos, porque el Economico nos marcará si vamos por buen camino tomando decisiones, es decir si planificamos ganar o perder. El Financiero, nos señalará si las decisiones futuras tomadas, son posibles. Ejemplo: Podemos planificar una importante inversion que nos dará una gran utilidad Economica, pero puede llegar a ser imposible realizarla al no tener fondos suficientes.

3) Incertidumbres

Hay quienes sostienen, desde la ignorancia, que las Incertidumbres impiden Presupuestar, que hace falta hacer profundas auditorias antes de hacer Presupuestos o argumentos del mismo tenor. Incluso hay quienes dicen que es "imposible"  trabajar con Presupuesto cuando las incertidumbres dependen de factores ajenos. Nada mas alejado de la realidad. Si asi fuera, el 80% de las industrias de la Argentina, cuya fuente es el Agro y las Exportaciones, no podrian presupuestar.

¿Ustedes piensen que todas estas Industrias, con procesos económicos infinitamente mas complejos que los de una entidad deportiva o club de futbol, donde existen variables como el precio internacional de sus insumos o productos, la inflacion local, el tipo de cambio, el factor climatico que pude arruinar o potenciar cosechas, las decisiones de la competencia etc todas situaciones cuyos cambios no dependen de ellos y pueden ocasionarle importantes perdidas o ganancias, cambian los criterios de gestion?  No, nadie cambia. De todas maneras, trabajan y gestionan igual con Presupuesto.

¿de que estamos hablando cuando decimos que no se puede?

Cuando estas Industrias se venden, en millones de dolares, se suele contratar por parte del grupo comprador a un estudio de contadores, para que realice una Auditoria que determine exactamente, cuanto dinero hay a cobrar, cuanto a pagar y si existe algun tipo de pasivo oculto entre otras cosas. Esta Auditoria, (llamada Due Diligence) es realizada en aproximadamente un mes. En algunos casos muy complejos (cuando involucra investigaciones en otros paises etc.) puede extenderse hasta dos meses. Nunca mas de tres meses, y obviamente jamas ocho meses.

4) ¿Que debe contener un Presupuesto?

El Presupuesto Economico, abierto mensualmente debe exponer todos los Ingresos y Gastos previstos a contratar y realizar durante un periodo determinado. El detalle debe ser lo suficientemente discriminado para que permita a quienes deben llevarlo a cabo y a quienes deban controlarlo un nivel de exposicion razonable.

Un ejemplo de como presupuestar Ingresos: Supongamos que sabemos que tenemos 1000 socios incrementales. Entonces, se toma una base sobre lo cobrado anteriormente y se le suma, a un valor de cuota promedio, el ingreso por esos 1000 socios nuevos. De este modo tendremos la estimacion de Ingresos por Cuotas sociales. Y asi, con cada uno de los ingresos del club.

Un ejemplo de como presupuestar egresos, los sueldos del personal, por su valor de recibo, mas un incremento razonable estimado, los contratos firmados con Cuerpo Tecnico y Futbolistas etc.

El Presupuesto Financiero debe partir de un dinero en caja y banco y debe especificar por periodos mensuales:

A) Conceptos preexistentes:

1) El detalle de los importes a cobrar al inicio, y el momento en el cual se estima que los mismos seran cobrados.

2) El detalle de los importes a pagar al inicio, y el momento en el cual se estima que los mismos seran pagados.

B) Conceptos futuros:

Los Ingresos y Gastos detallados en el Presupuesto Economico imputados en la fecha en que se estima que los mismos seran cobrados y pagados.

C) Medios de financiacion excepcionales:

Creditos bancarios, prestamos, emision de Bonos patrimoniales etc.

D) Inversiones o gastos excepcionales

Con este detalle, de ambos presupuestos, cualquier lector tendrá muy claros cuales seran los planes de gestion futuros de la Comision Directiva. Aprobando estos presupuestos, se da luz verde a la Comision para que lleve adelante estos planes. Nada mas claro, nada mas transparente.

5) Margen de error

Como toda estimación, la misma tiene, como es lógico, con un margen de error. Para cubrir la misma, se suelen incluir en el presupuesto coberturas o previsiones. Siempre con un sano criterio conservador. Es decir, tras estimar los Ingresos, se deberá estimar el margen de error de los mismos y en base a ellos tomar una previsión. Es decir, si nuestros ingresos son algo inciertos, podemos tomar un porcentaje del total y disminuir los ingresos futuros en ese margen para ser prudentes.

Lo mismo con los egresos, si tenemos egresos que, por motivos justificados, suponemos que pueden llegar a crecer fuera de nuestro ambito de decision, es sano calcular una previsión e incrementarlos en un porcentaje razonable.


La proxima semana escribiremos sobre Control Presupuestario. Un elemento muy importante y complementario al del Presupuesto.